Hoe lank moet ek my belastingdokumente behou? Wanneer mag ek ou belastingdokumente vernietig? Wat gebeur as SAID dokumente ter bewys aanvra en ek dit nie meer het nie? Spesifieke belastingwette bepaal sekere verpligtinge rakende die bewaringstydperke van belastingdokumente. Hierdie artikel bespreek die bewaringsgtydperke soos in die Wet op Belasting-Administrasie (BA-Wet) uiteengesit.

Wie moet rekord hou van belastingdokumente?

Die volgende persone moet belastingdokumente behou:

•  Enigeen wat ‘n belastingopgawe ingedien het;
•  ‘n Persoon wat ‘n belastingopgawe moes indien, maar nie het nie;
•  Enige persoon wat nie verplig was om ‘n belastingopgawe in te dien nie, omdat hul vrygestelde inkomste verdien het of hul belasbare inkomste onder die belastingperk was.

Hoe lank moet dokumente behou word?

‘n Belastingbetaler wat ‘n belastingopgawe ingedien het, moet die relevante dokumente vir vyf jaar na die indieningsdatum behou.

Wanneer ‘n persoon ‘n belastingopgawe moes indien, maar versuim het om dit te doen, moet hulle die belastingdokumente behou totdat die opgawe ingedien is. Die dokumente moet vir vyf jaar na die datum van indiening behou word.

Indien ‘n persoon nie verplig was om ‘n belastingopgawe in te dien nie, omdat hul inkomste óf vrygestel is óf onder die belastingperk was, moet sodanige persoon hul belastingdokumente vir vyf jaar na die laaste dag van die relevante belastingtydperk behou.

Wanneer ‘n persoon óf bewus is daarvan óf in kennis gestel is dat hul belastingdokumente geouditeer of ondersoek gaan word, moet sodanige dokumente vir die langste van die volgende tydperke behou word:

•  Vyf jaar vanaf die datum van indiening van ‘n opgawe indien ‘n opgawe ingedien is;
•  Vyf jaar vanaf die einde van die belastingtydperk indien die belastingbetaler nie verplig was om ‘n opgawe in te dien nie; of
•  Totdat die oudit of ondersoek afgehandel is.

Wanneer ‘n belastingbetaler beswaar of appèl aanteken teen die aanslag van ‘n belastingopgawe of ‘n besluit gemaak deur SAID in terme van die BA-Wet, moet die relevante dokumente vir die langste van die volgende tydperke behou word:

•  Vyf jaar vanaf die datum van indiening van ‘n opgawe indien ‘n opgawe ingedien is;
• Vyf jaar vanaf die einde van die belastingtydperk indien die belastingbetaler nie verplig was om ‘n opgawe in te dien nie; of
•  Totdat die aanslag of besluit afgehandel is.

In watter formaat moet dokumente behou word?

Belastingdokumente kan óf in hul oorspronklike vorm behou word, ‘n vorm wat deur ‘n senior SAID-beampte gemagtig is vir ‘n spesifieke belastingbetaler op versoek van die belastingbetaler, óf die vorm wat in ‘n openbare kennisgewing deur die Kommissaris voorgeskryf is.

Wat gebeur as dokumente nie behou is nie?

In terme van die BA-Wet het ‘n belastingbetaler ‘n kriminele oortreding begaan indien hy versuim het om die nodige belastingdokumente te behou, en kan hy ook aanspreeklik wees vir ‘n administratiewe nie-nakomingsboete.

SAID-inspeksies

Belastingbetalers word deur die wet verplig om belastingdokumente in Suid-Afrika beskikbaar te hê vir inspeksie deur SAID. Die SAID mag belastingdokumente onaangekondig inspekteer om vas te stel of die nodige dokumente vir die spesifieke bewaringstydperke behou is. Dokumente moet in ‘n veilige plek en op ‘n geordende wyse bewaar word, en moet beskikbaar wees vir ‘n inspeksie, oudit of ondersoek deur die SAID.

Hierdie artikel het die algemene bewaringstydperke vir belastingdokumente, soos in die BA-Wet uiteengesit, bespreek. Die spesifieke belastingdokumente wat behou moet word om aan SAID se vereistes te voldoen, word in die onderskeie belastingwette, bv. die Inkomstebelastingwet of die Wet op BTW gespesifiseer. Vir meer inligting rakende watter spesifieke dokumente behou moet word, kan u die relevante wette of u belastingpraktisyn raadpleeg.

Hierdie artikel bevat slegs algemene inligting en moenie gebruik of beskou word as professionele advies nie. Geen aanspreeklikheid word aanvaar vir enige foute of weglatings of vir enige verlies of skade weens vertroue op hierdie inligting nie. Raadpleeg altyd u finansiële raadgewer vir spesifieke en gedetailleerde inligting. (E&OE)

Verwysingslys:

Die onderstaande dokumente wat geraadpleeg is met die skryf van hierdie artikel was in Engels beskikbaar. Die Afrikaanse titels hieronder is direk vertaal vanaf die Engelse titels. Die oorspronklike Engelse titel vir elke dokument verskyn in hakies na die Afrikaanse ekwivalente titel.

Toegang verkry op 23 Augustus 2015:

•  SAICA Gids oor die Behoud van Dokumente (Opgedateer Oktober 2013) (SAICA Guide on the Retention of Records (Updated October 2013)

Toegang verkry op 2 September 2015:

• SAID Kortgids tot die Wet op Belasting-Administrasie, 2011 (Wet Nr. 28 van 2011) – SAID Weergawe 2 (SARS Short Guide to the Tax Administration Act, 2011 (Act No. 28 of 2011) – SARS Version 2)